Η παραγωγικότητα και η καλή ψυχολογία στο γραφείο εξαρτώνται ταυτόχρονα από πολλούς παράγοντες. Ένα ωράριο που ταιριάζει στον υπάλληλο, ένα μη εχθρικό εργασιακό περιβάλλον, ένας ικανοποιητικός μισθός, κίνητρα, συναδελφική αλληλεγγύη και πολλά άλλα αποτελούν συνθήκες που ευνοούν την απόδοση των εργαζομένων. Ωστόσο, υπάρχει ένας άλλος παράγοντας που περνά απαρατήρητος συγκριτικά με τους άλλους και ο οποίος εξαρτάται στο μεγαλύτερο ποσοστό από τους ίδιους τους εργαζόμενους. Αυτός δεν είναι άλλος από ένα τακτοποιημένο, καθαρό και οργανωμένο γραφείο.

Παρακάτω θα εξηγηθούν οι λόγοι γιατί η οργάνωση του γραφείου επιδρά θετικά σε έναν εργαζόμενο, πρακτικά και ψυχολογικά. Ακόμη, θα προταθούν μερικές συμβουλές για τη δημιουργία ενός ευχάριστου, δημιουργικού και οργανωμένου γραφείου που θα οδηγήσει σε αύξηση της αποδοτικότητας, καθώς και τόνωση της ψυχολογίας του εργαζομένου.

Γιατί έχει σημασία η οργάνωση

Ένα τακτοποιημένο γραφείο έχει πολλών ειδών οφέλη για έναν υπάλληλο. Μερικοί από τους λόγους είναι:

1. Εξοικονόμηση χρόνου

Όλοι οι υπάλληλοι κάποια στιγμή χρειάζονταν κάποιο έντυπο ή εργαλείο γραφείου το οποίο όμως ως δια μαγείας «είχε κάνει φτερά». Η δυσάρεστη αυτή κατάσταση της αναζήτησης ενός αντικειμένου που είναι αναγκαίο εκείνη τη στιγμή για την ολοκλήρωση κάποιας εκκρεμότητας θα μπορούσε να είχε αποφευχθεί εάν το γραφείο του εργαζομένου ήταν ταξινομημένο. Το ψάξιμο για το Χ έντυπο/ συρραπτικό/ φάκελο απαιτεί χρόνο και ενέργεια, σωματική και ψυχική, που καταναλώνεται άσκοπα. Εάν ο εργαζόμενος ήξερε που βρίσκεται το οτιδήποτε τον αφορά ανά πάσα στιγμή, δεν θα έχανε χρόνο ψάχνοντάς το και θα αξιοποιούσε την ώρα του για ολοκλήρωση περισσότερων εκκρεμοτήτων ή περισσότερου χρόνου για ανάπαυλα. Τέλος, ας μην ξεχνάμε ότι η σωστή διαχείριση χρόνου αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα soft skills για την αγορά εργασίας.

2. Καθαρότερο γραφείο

Ένα γραφείο με περιττά και στοιβαγμένα αντικείμενα από άκρη σε άκρη με μαθηματική ακρίβεια θα γεμίσει σκόνη. Η σκόνη και το βρώμικο γραφείο δημιουργούν ένα ανθυγιεινό περιβάλλον για τον εργαζόμενο, ο οποίος περνά το 1/3 της ημέρας του σε αυτό. Επομένως, υποβάλλει τον εαυτό του σε εστία μολύνσεων, κυρίως δερματικών, αλλά και του αναπνευστικού και των ματιών. Για να γίνει πιο κατανοητή η σημασία όλου αυτού, αναφέρεται ότι, σύμφωνα με έρευνες, ένα πληκτρολόγιο μπορεί να έχει πάνω του έως και 7500 βακτήρια.

3. Δείγμα επαγγελματισμού

Σε ένα γραφείο έχουν πρόσβαση αρκετοί άνθρωποι, όποιο είδος και αν έχει μια εταιρεία, είτε υποδέχεται πελάτες είτε μόνο εργαζομένους. Αρκετοί βλέποντας ένα ακατάστατο γραφείο εμφανίζουν υποσυνείδητα μια δόση κριτικής για το άτομο στο οποίο ανήκει. Άλλωστε, για πολλούς, ένας ακατάστατος χώρος παραπέμπει σε έλλειψη οργάνωσης και επαγγελματισμού. Ο επαγγελματισμός γενικά, καλώς ή κακώς, δεν προβάλλεται μόνο από τις ικανότητες και τα επιτεύγματα, αλλά και από το «φαίνεσθαι» (dress code, καθαριότητα, γλωσσική έκφραση, κλπ).

4. Πιο ευχάριστο περιβάλλον

Όταν ο χώρος που βρισκόμαστε είναι τακτοποιημένος και καθαρός, μας δημιουργεί καλύτερη αίσθηση. Συναισθήματα και ψυχικές καταστάσεις, όπως η ηρεμία, η οικειότητα και η δημιουργικότητα αναδύονται περισσότερο δουλεύοντας σε ένα τέτοιο γραφείο. Με την προσεκτική και λιτή, δε ,προσθήκη μερικών προσωπικών αντικειμένων που σημαίνουν κάτι για τον εργαζόμενο, οι ανωτέρω ευχάριστες καταστάσεις τονώνονται ακόμη παραπάνω.

5. Σεβασμός στους τρίτους

Τα ανοιχτά γραφεία αποτελούν μια πολύ συχνή συνθήκη στις επιχειρήσεις, είτε μικρές είτε μεγάλες. Ως εκ τούτου, αρκετοί άνθρωποι περνούν σημαντικό μέρος της καθημερινότητάς τους στον ίδιο χώρο. Αυτή η συνύπαρξη απαιτεί κάποιους συμβιβασμούς. Ένας από αυτούς είναι και ο σεβασμός απέναντι στους άλλους, καθώς και στον χώρο που οι άνθρωποι αυτοί βρίσκονται.

Tips για οργανωμένο γραφείο

- Ξεσκαρτάρισμα περιττών

Ο μεγαλύτερος όγκος των πραγμάτων που «δεσπόζουν» σε ένα ακατάστατο γραφείο δεν έχουν πλέον καμιά θέση σε αυτό. Παλιά χαρτιά, χαλασμένα στυλό, διαφημιστικά και πάσης φύσεως περιττά αντικείμενα καλό είναι να συλλέγονται και να ανακυκλώνονται ή πετιούνται. Μόλις αυτό συμβεί, ήδη η κατάσταση θα έχει αλλάξει ριζικά στο γραφείο, καθώς αυτά συνήθως πιάνουν τον περισσότερο χώρο.

- Αρχειοθέτηση & Ταξινόμηση εγγράφων

Όταν πια τα μόνο έγγραφα που απέμειναν στο γραφείο είναι αυτά που έχουν χρησιμότητα, καλό είναι αυτά να ταξινομηθούν. Κάποια έγγραφα δεν χρειάζονται άμεσα στον εργαζόμενο και μπορούν να αρχειοθετηθούν για αποθήκευση και εύκολη αναζήτηση για μελλοντική χρήση. Η αποθήκευση συνήθως γίνεται σε ντοσιέ ή κλασέρ.

Αντίθετα, τα έγγραφα και οι σημειώσεις που είναι απαραίτητα για τις ανάγκες του εργαζομένου καλό είναι να τοποθετούνται με τρόπο που διευκολύνουν την άμεση χρήση τους. Εάν το γραφείο έχει συρτάρια, σημαντική είναι η αξιοποίησή τους.

Υ.Γ: Προσοχή να μην μετατραπούν τα συρτάρια σε νέα «αποθήκη» αχρείαστων πραγμάτων.

- Ψηφιοποίηση εγγράφων

Βρισκόμαστε στην ψηφιακή εποχή με τα καλά και τα κακά που αυτό συνεπάγεται. Ένα από τα καλά που σχετίζονται με το θέμα της οργάνωσης του γραφείου είναι η μείωση ανάγκης για φυσικό αποθηκευτικό χώρο. Η ψηφιοποίηση εγγράφων και η διατήρηση ηλεκτρονικού αρχείου έχει τεράστια οφέλη γενικότερα. Εν προκειμένω, μειώνει την ανάγκη αποθήκευσης σε φυσικό αρχείο ή συρτάρια εγγράφων. Όποια έντυπα πιθανώς να μην χρειαστούν ξανά, μπορούν να σαρωθούν, να περαστούν και να διατηρηθούν σε ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων, ώστε ανά πάσα στιγμή να είναι διαθέσιμα για τις ανάγκες της δουλειάς.

- Δημιουργία ευχάριστου γραφείου

Η συγκεκριμένη συμβουλή βοηθά έμμεσα την οργάνωση του γραφείου, αλλά έχει και άλλα σημαντικά οφέλη. Καθώς συνήθως στον εργασιακό χώρο καταναλώνεται το 1/3 της ημέρας, σημαντικό είναι ο χώρος να είναι φιλικός και οικείος για τον εργαζόμενο. Φυσικά το προσωπικό στοιχείο σε ένα γραφείο δεν είναι πάντοτε εφικτό, αλλά συνήθως μια κορνίζα ή ένα μικρό φυτό ή ένα μικρό αντικείμενο επιτρέπεται.

Επιπλέον, εφόσον ο εργαζόμενος διατηρεί ένα γραφείο που του είναι αρεστό, πιθανότατα θα ενδιαφέρεται και περισσότερο να το διατηρήσει σε καλύτερη κατάσταση.

- Συντήρηση

Το γραφείο πια μοιάζει με γραφείο. Ωστόσο, σε ελάχιστο χρόνο μπορεί να οδηγηθεί στην πρότερη κατάστασή του, εάν δεν υπάρξει προσοχή. Η συντήρηση αποτελεί τον πιο σημαντικό τρόπο οργάνωσης ενός γραφείου. Δεν πρόκειται για κάτι περισσότερο από την επανάληψη των προηγούμενων συμβουλών σε μια τακτική βάση.

Η διατήρηση είναι πάντοτε πιο εύκολη και δεν είναι χρονοβόρα, καθώς δεν αφήνεται το περιθώριο για συσσώρευση περιττών αντικειμένων. Επομένως, αποτελεί το πιο σημαντικό κομμάτι.

Συμπέρασμα

Η οργάνωση του γραφείου αποτελεί έναν σημαντικό παράγοντα που συμβάλλει στην παραγωγικότητα και στην καλή ψυχολογία ενός υπαλλήλου. Οι λόγοι είναι πολλοί, καθώς και οι τρόποι που αυτή η φροντίδα μπορεί να πραγματοποιηθεί. Μπορεί να μην αποτελεί τον βασικό παράγοντα επιτυχίας ενός εργαζομένου (μάλλον συμπληρωματικό), ωστόσο είναι μια τακτική που ο καθένας είναι σε θέση να κάνει, βελτιώνοντας αξιοσημείωτα την όλη του εργασιακή εμπειρία.