Ανεξάρτητα από τον κλάδο, η αποδοτικότητα είναι κάτι αναγκαίο. Μερικές φορές μπορεί να αισθάνεστε ότι οι ώρες εργασίας σας δεν είναι αρκετές για να ολοκληρώσετε όλα καθημερινά σας καθήκοντα. Και το ερώτημα είναι: είναι όντως λίγος ο χρόνος εργασίας σας ή δεν είστε αρκετά αποδοτικοί; Και τα δύο σενάρια είναι πιθανά.

Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα δεν είναι απλή. Η εύκολη λύση είναι να ισχυριστούμε ότι τα καθήκοντα μας είναι υπερβολικά πολλά και είναι φύσει αδύνατον να διεκπεραιωθούν στις ώρες εργασίας μας. Παράλληλα, κανείς δε θέλει να θυσιάσει τον περιορισμένο ελεύθερο χρόνο του και να τον αφιερώσει στη δουλειά, ακόμα και αν είναι αναγκαίο. Σε αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσουμε να απαντήσετε σε αυτό το ερώτημα και να μάθετε πώς να μεγιστοποιήσετε την απόδοση στην εργασία σας. Επίσης, εδώ  θα βρείτε και άλλα χρήσιμο άρθρα που θα σας βοηθήσουν να διαπρέψετε στην επαγγελματική σας ζωή.

Χρειάζεται να εργάζεστε παραπάνω ώρες;

Ξεκινώντας, ότι παρόλο που το έχουμε κάνει όλοι, οι παραπάνω ώρες εργασίας δεν είναι αποδοτικές. Ακόμα και αν είναι απαραίτητο να «πάρετε δουλειά για το σπίτι» ή να εργαστείτε υπερωρίες, το γεγονός δεν αλλάζει. Ο ανθρώπινος εγκέφαλος από ένα σημείο και μετά είναι αδύνατον να αποδώσει το ίδιο και αυτό επιβεβαιώνεται από σχετικές μελέτες. Μάλιστα, νέα trends υποστηρίζουν τη μείωση των ωρών εργασίας των εργαζομένων (από 8 σε 6 ώρες/ημέρα), αναφέροντας ότι με αυτό τον τρόπο αυξάνεται η απόδοση των εργαζομένων, καθώς 6 ώρες είναι αρκετές για να διεκπεραιωθούν τα καθημερινά καθήκοντα στην μέγιστη απόδοση.

Εσείς, σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να έχετε σωστή αυτογνωσία για τις δυνατότητες και την απόδοση σας. Μερικές φορές παρατηρείται από τους εργαζόμενους το φαινόμενο να υπερεκτιμούν τις δυνατότητες τους. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να παραμένουν στάσιμοι και να μην επιδιώκουν αυτοβελτίωση. Η απόδοση σας είναι κάτι αντικειμενικό και μπορεί να μην είστε οι κατάλληλοι να την αξιολογήσετε. Θα πρέπει να θυμάστε ότι πάντοτε υπάρχουν περιθώρια αυτοβελτίωσης. Είναι δύσκολο να υιοθετήσετε αυτή τη νοοτροπία, αλλά απαραίτητη εάν θέλετε να είστε υποδειγματικοί στην εργασία σας.

Πως μπορείτε να κρίνετε την απόδοση σας;

Όπως προαναφέραμε, πιθανότατα δεν είστε οι κατάλληλοι για να κρίνετε τον εαυτό σας, διότι μια αντικειμενική μεταβλητή επηρεάζεται από υποκειμενικότητα. Είναι καλύτερα να αφήσετε τον αρμόδιο υπεύθυνο ή τον ανώτερο σας να αναλάβει αυτό το καθήκον.

Εάν είστε αρκετά εξοικειωμένοι με το πόστο εργασίας σας και διαθέτετε αρκετά χρόνια εμπειρίας, πιθανότατα γνωρίζετε πολύ καλά τη δουλειά σας. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι είστε αποδοτικοί. Μάλιστα, από ένα σημείο και μετά, η σχέση απόδοσης και χρόνων εμπειρίας είναι αντιστρόφως ανάλογη. Αντίστοιχα, εάν είστε νέοι στην εργασία σας, είναι φυσικό να μην έχετε τη μέγιστη απόδοση. Σε όποια κατηγορία και να βρίσκεστε θα πρέπει να επιδιώκετε τρόπους για να γίνετε καλύτεροι σε αυτό που κάνετε καθημερινά.

Θα πρέπει να λάβετε υπόψην ότι η ποσότητα του φόρτου εργασίας μιας εταιρείας εξαρτάται από τη φάση ανάπτυξης που βρίσκεται αυτή η εταιρεία. Μια εταιρεία υπό ανάπτυξη είναι φυσιολογικό να έχει εκτεταμένο φόρτο εργασίας, με αποτέλεσμα να υπάρχει υπερφόρτωση. Συνεπώς, πιθανότητα να αυξηθεί το ανθρώπινο δυναμικό δεν πρέπει να είναι ποτέ «εκτός διαπραγματεύσεων», διότι πολλές φορές είναι η πιο σωστή και αποτελεσματική λύση. Η άποψη της αποφυγής αύξησης ανθρώπινου δυναμικού λόγω κόστους είναι λανθασμένη.

Σε κάθε περίπτωση, εσείς θα πρέπει να φροντίζετε να δίνετε το 100% του εαυτού σας και να επιδιώκετε την αυτοβελτίωση σε κάθε στάδιο της καριέρας σας. Μην ξεχνάτε ότι τις περισσότερες φορές, η κουλτούρα της επιχείρησης επιβάλλει να λαμβάνονται  αποφάσεις σε αυτά τα θέματα από τα ανώτερα στελέχη, αγνοώντας τη σημαντική άποψη των υπαλλήλων.  Ακόμα και αν η επιχείρηση που εργάζεστε υιοθετεί αυτή την κουλτούρα, θα πρέπει να είστε έτοιμοι να εκφράσετε την άποψη σας περί του θέματος εμπεριστατωμένα και με ορθά επιχειρήματα.

ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ ΓΙΑ ΝΑ ΕΙΣΤΕ ΠΙΟ ΑΠΟΔΟΤΙΚΟΙ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΣΑΣ

Παρακάτω, θα βρείτε τις καλύτερες συμβουλές για να αυξήσετε και να μεγιστοποιήσετε την απόδοση στην εργασία σας. Πάμε!

Οργανωθείτε

Μια καλή πρακτική για να είστε πιο οργανωμένοι είναι να χρησιμοποιείτε όλα τα διαθέσιμα εργαλεία που έχετε στην διάθεση σας. Τακτοποιώντας τις πληροφορίες σας σωστά, θα μπορείτε για να διευκολύνετε την καθημερινή σας εργασία. Επίσης, ξεκινήστε να υιοθετείτε καλές συνήθειες που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε οργανωμένοι, όπως το να κρατάτε σημειώσεις για την πρόοδο σας ή να ανανεώνετε τακτικά το ημερολόγιο σας. Αυτές οι μικρές συνήθειες θα σας βοηθήσουν να είστε πιο αποδοτικοί στην δουλειά σας.

Τμηματοποιήστε τις εργασίες σας

Εάν έχετε αναλάβει ένα μεγάλο project, φροντίστε να το χωρίσετε σε μικρότερα tasks και αυτά εάν χρειαστεί σε ακόμα μικρότερα. Τακτοποιώντας τις εργασίες σας καθαυτό τον τρόπο, θα μπορείτε να ξέρετε ακριβώς τι πρέπει να κάνετε για να ολοκληρώσετε το εκάστοτε κομμάτι που έχετε αναλάβει, χωρίς να «πελαγώνετε». Έτσι, θα είναι ευκολότερο να βλέπετε την πρόοδο σας και να αυξήσετε την αυτοπεποίθηση και κίνητρο σας.

Βάλτε προτεραιότητες

Είναι υψίστης σημασίας να ξεκινάτε την εργασία σας με τα πιο σημαντικά καθήκοντα. Για να το πετύχετε αυτό, αφιερώστε λίγο χρόνο για να σημειώσετε τι πρέπει να ολοκληρώσετε και δημιουργήστε μια λίστα προτεραιότητας. Έτσι, θα γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή με τι να ασχοληθείτε και θα ελαχιστοποιήσετε την πιθανότητα να βρεθείτε εκτός προγράμματος και χρόνου. Επιπλέον, μην προσπαθείτε να ασχολείστε με πολλά πράγματα μαζί (multitasking). Κάνοντας το, διαχωρίζετε την προσοχή σας σε πολλά μέρη και εν τέλει δεν κάνετε τίποτα αποδοτικά (σκεφτείτε ότι βλέπετε 3 ταινίες παράλληλα). Το multitasking είναι μια ικανότητα επιθυμητή από τους εργοδότες και μπορείτε να εξασκήσετε. Αλλά και πάλι, το καλύτερο αποτέλεσμα θα έρθει όταν αφιερώσετε την προσοχή σας σε ένα έργο την φορά.

Pro tip: Μάθετε να λέτε «όχι». Ένα μεγάλο μυστικό της αποδοτικότητας βρίσκεται στο να ασχολείστε με ότι έχει αξία για τους στόχους της επιχείρησης. Βρείτε ποια καθήκοντα είναι αυτά που θα βοηθήσουν την επιχείρηση να αναπτυχθεί και παράλληλα θα έχουν την μεγαλύτερη επίδραση για εσάς. Αρνηθείτε (όσο επιτρέπει η θέση σας) διεργασίες που είναι χάσιμο χρόνου και δεν προσφέρουν τίποτα. Ωστόσο, προσέξτε να μην χάσετε το ομαδικό πνεύμα και τις θετικές σχέσεις με την ομάδα σας.

Κάντε προγραμματισμό, όχι λίστα υποχρεώσεων

Η διαφορά στα δύο, είναι ότι ο προγραμματισμός περιλαμβάνει χρονοδιάγραμμα. Είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη τον χρονικό παράγοντα στις υποχρεώσεις σας για να έχετε μια ολοκληρωμένη οργανωτική προσέγγιση. Προγραμματίστε ρεαλιστικά τα καθήκοντα σας και προσπαθήστε να τα ακολουθήσετε κατά γράμμα. Με αυτό τον τρόπο θα δείτε την απόδοση σας στα ύψη.

Απαγορεύστε τις κακές σας συνήθειες

Όλοι έχουμε μερικές συνήθειες που απολαμβάνουμε, αλλά κατά βάθος γνωρίζουμε ότι δεν μας ωφελούν. Αυτές οι συνήθεις «σκοτώνουν» την απόδοση διότι διακόπτουν τη συγκέντρωση σας. Μια καλή λύση είναι να πάρετε κάποια μέτρα για να ελαχιστοποιήσετε αυτές τις συνήθειες. Για παράδειγμα, εάν έχετε την τάση να ελέγχετε συχνά το κινητό σας, δώστε το σε έναν συνάδελφο σας ή ακουμπήστε το σε ένα απομακρυσμένο σημείο που δεν θα έχετε άμεση πρόσβαση.

Διακόψτε σωστά τις διεργασίες σας

Ένας από τους πιο συχνούς λόγους που χρονοτριβούμε στην εργασία μας, είναι κατά τη διάρκεια της «επανασύνδεσης» μας με τα καθήκοντα που έχουμε διακόψει. Με απλά λόγια, καθυστερούμε γιατί χάνουμε τον ειρμό μας και δεν ξέρουμε πώς να συνεχίσουμε από εκεί που σταματήσαμε. Η καλύτερη λύση είναι να κρατάτε αναλυτικές σημειώσεις για τις διεργασίες που αφήνετε στη μέση και φροντίζετε να διακόπτετε τις διεργασίες σας σε σημείο που να είναι ξεκάθαρο τι πρέπει να γίνει μετά.

Προγραμματίστε το αύριο από σήμερα

Για να αποτρέψετε το ξενύχτι αγωνιώντας για τις αυριανές υποχρεώσεις σας, φτιάξτε μια μικρή λίστα με σειρά προτεραιότητας για τα πράγματα που σας περιμένουν την επόμενη ημέρα. Με αυτό τον τρόπο θα μπορείτε να ξεκινήσετε δυναμικά την ημέρα σας, έτοιμοι να λάβετε δράση και να είστε αποδοτικοί. Επίσης, θα απαλλαχθείτε από το άγχος, καθώς θα γνωρίζετε – ακόμα και υποσυνείδητα - ότι όλα είναι υπό έλεγχο.

Αξιοποιήστε τον «χαμένο» χρόνο

Ο χαμένος χρόνος είναι όταν περιμένετε το λεωφορείο ή σε κάποια γραμμή για την τράπεζα, όπου η αναμονή είναι αναπόφευκτη. Αντί να “σκρολάρετε” στο κινητό, αξιοποιήστε αυτό τον χρόνο οργανώνοντας τα email σας, απαντώντας «ξεχασμένα» μηνύματα στο κινητό ή διαβάζοντας κάποιο άρθρο που σας αρέσει. Εναλλακτικά, μπορείτε απλά να αφήσετε το μυαλό σας ελεύθερο – ποτέ δεν ξέρετε πότε θα σας έρθει η επόμενη δημιουργική ιδέα!

Κάντε τη δουλειά σας πιο ενδιαφέρουσα

Είναι δεδομένο ότι μερικές διεργασίες στη δουλεία σας τις απολαμβάνετε πολύ περισσότερο από άλλες. Και αυτό μπορεί να έχει ένα θετικό αντίκτυπο στην απόδοση σας. Παρόλα αυτά, δεν θα μπορείτε να ασχολείστε αποκλειστικά με τις διεργασίες που αγαπάτε ή να αμελείτε υποχρεώσεις που είναι βαρετές. Αφιερώστε λίγο δημιουργικό χρόνο για να κάνετε τις ανιαρές υποχρεώσεις σας πιο διασκεδαστικές και θα δείτε την απόδοση σας να ανεβαίνει. Για παράδειγμα, προσπαθήστε να χρονομετρήσετε τον εαυτό σας κάθε φορά που συμπληρώνετε μια αναφορά, με σκοπό να ξεπερνάτε το προσωπικό σας ρεκόρ ή προσπαθήστε να δοκιμάστε κάτι καινούργιο όταν κάνετε ένα βαρετό έλεγχο.

Αξιοποιήστε τους αυτοματισμούς

Πολλές φορές σπαταλάμε χρόνο κάνοντας καθημερινά πράγματα, τα οποία θα μπορούσαμε να αποφύγουμε, απλά χρησιμοποιώντας αυτοματισμούς. Όσο περισσότερο εξοικειώνεστε με το αντικείμενο της εργασίας σας, τόσο πιο αποδοτικοί θα είστε. Ωστόσο, μην επαναπαύεστε καθώς υπάρχει μια τεράστια πιθανότητα να σας διαφεύγει κάποιος αυτοματισμός που δεν γνωρίζετε και θα μπορούσε να σας γλιτώσει χρόνο και ενέργεια. Εάν έχετε σταθερά καθημερινά καθήκοντα που πρέπει να φέρετε εις πέρας (όπως να αρχειοθετήσετε το εταιρικό inbox), «ψαχτείτε» λίγο παραπάνω και θα εκπλαγείτε!

Μετρήστε την απόδοση σας

Ανά τακτά χρονικά διαστήματα θα πρέπει να κάνετε μικρά meetings με τον εαυτό σας και να κάνετε αυτοκριτική. Για να το κάνετε σωστά και πετυχημένα, θα πρέπει να σημειώνετε και να μετράτε την απόδοση σας. Κάνοντας αυτό, θα μπορείτε να έχετε εικόνα της εξέλιξης σας, σε ποια πράγματα είστε καλοί, τι δεν πήγε όπως θα έπρεπε κ.α. Μην ξεχνάτε ότι για να μετρήσετε την απόδοση σας θα πρέπει να είστε σωστά οργανωμένοι και με ρεαλιστικούς στόχους. Αποτέλεσμα αυτού, θα είναι να έχετε τα κατάλληλα insights για να εξελιχθείτε και παράλληλα να αυξήσετε την απόδοση σας.

Επικοινωνήστε αποτελεσματικά

Η συνεργασία με συναδέλφους σας θα είναι απαραίτητη, έως ένα σημείο. Αν θέλετε να είστε αποδοτικοί και να αποφύγετε λάθη που οδηγούν σε χάσιμο χρόνου, επικοινωνήστε αποτελεσματικά. Κάντε ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι όλοι έλαβαν το ίδιο μήνυμα ή αφιερώστε λίγο παραπάνω χρόνο για να εξασφαλίσετε αποτελεσματικότητα στην επικοινωνία σας. Εξάλλου, καλύτερα να δαπανήσετε 3 παραπάνω λεπτά για να επαναλάβετε κάτι, παρά 30 λεπτά για να ξανά κάνετε μια εργασία από την αρχή.

Η ψυχολογία είναι το παν

Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην διάθεση και την ψυχολογία σας, καθώς επηρεάζει άμεσα την απόδοση σας. Αλλάξτε τον τρόπο που επικοινωνείτε με τον εαυτό σας. Φροντίστε να μην σκέφτεστε αρνητικά και να διατηρείτε μια θετική στάση για όλα. Μια απλή αλλαγή στον τρόπο αντίληψης σας μπορεί να κάνει θαύματα!

Εάν αυτό το άρθρο σας βοήθησε, ανταποδώστε τη βοήθεια με την δική σας συνεισφορά εδώ και βοηθήστε μας να βελτιώσουμε την Νο 1 πλατφόρμα εργασίας στην Ελλάδα.