Η διαδικασία πρόσληψης ανθρώπινου δυναμικού είναι δύσκολη και επίπονη, ειδικά όταν ψάχνεις να προσλάβεις εξειδικευμένο προσωπικό. Πώς μπορείς να βεβαιωθείς ότι η εταιρεία σου αναπτύσσεται; Ξεκινάς προσλαμβάνοντας τους σωστούς ανθρώπους για τις σωστές θέσεις. Πώς προσλαμβάνεις όμως τους κατάλληλους ανθρώπους; Αυτή είναι μια ερώτηση που δεν έχει μια τόσο απλή απάντηση.

Όταν ανοίγει μια θέση στην εταιρεία, πόσος χρόνος χρειάζεται συνήθως για να καταληφθεί από τον σωστό άνθρωπο; Εκτιμάται ότι η διαδικασία πρόσληψης διαρκεί κατά μέσο όρο 27 ημέρες, οι περισσότεροι όμως οργανισμοί δεν μπορούν να  αφιερώσουν τόσο πολύ χρόνο σε κάθε νέο εργαζόμενο. Παρά ταύτα, οι εταιρείες προσλαμβάνουν νέους ανθρώπους συχνά χωρίς στρατηγικό σχέδιο, ανακοινώνουν θέσεις εργασίας χωρίς σαφή περιγραφή καθηκόντων ή συνεχίζουν να ανακοινώνουν την ίδια δουλειά, για την οποία δεν έχουν βρει τον κατάλληλο υποψήφιο.

Σε αυτό το άρθρο, θα καλύψουμε έξι από τα πιο συνηθισμένα λάθη που θα πρέπει να αποφεύγεις, προκειμένου να βελτιώσεις τη διαδικασία πρόσληψης.

Έξι λάθη που πρέπει να αποφεύγεις κατά τη διαδικασία πρόσληψης:

      1. Η διαδικασία πρόσληψης είναι υπερβολικά άκαμπτη.

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων δημιουργούν την απαραίτητη λίστα με τις ζητούμενες δεξιότητες και ικανότητες, προσπαθώντας στη συνέχεια να βρουν το τέλειο άτομο που θα ανταποκρίνεται στον απαιτούμενο ρόλο. Αυτό είναι ένα λάθος που σχεδόν όλες οι εταιρείες έχουν την τάση να κάνουν.

Το πρόβλημα με αυτή τη μέθοδο έγκειται στο ότι προϋποθέτει πως για έναν συγκεκριμένο ρόλο υπάρχει μόνο ένα άτομο που μπορεί να ανταποκριθεί. Πάντοτε, όμως, μια απλή αξιολόγηση της εμπειρίας ενός υποψηφίου δεν αρκεί. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων θα πρέπει να σκεφτούν σοβαρά, εάν ο υποψήφιος ταιριάζει στην κουλτούρα της εταιρείας, αν προσθέτει αξία στην ανοικτή θέση ή αν πρόκειται να γίνει ένα πολύτιμο στέλεχος εντός των κόλπων της.

⇒ Λύσεις:

Μερικές φορές μπορεί να είναι ευεργετικό για έναν οργανισμό να λάβει υπόψη του ένα πρόσωπο το οποίο με την πρώτη ματιά ίσως φαίνεται αντισυμβατικό για το διαθέσιμο ρόλο. Μπορεί να μην πληροί τον κατάλογο με τις προϋποθέσεις, αλλά διαθέτει τις δεξιότητες για να αποδώσει τα μέγιστα στην εταιρεία στο εγγύς μέλλον.

Μια άλλη παρόμοια δυσκολία είναι αυτή των υπερπροσοντούχων υποψηφίων. Τα ταλέντα και οι ικανότητες που έχουν τους βοηθούν πολύ στο να ενισχύουν τη συνολική επίδοση της εταιρείας, ανεξάρτητα από το πόσο καιρό θα θελήσουν να παραμείνουν σε αυτήν. Σε ό,τι αφορά αυτούς τους υποψηφίους, θα ήταν σκόπιμο να ρωτούνται ήδη από τη συνέντευξη, γιατί υπέβαλαν αίτηση για τη συγκεκριμένη δουλειά. Οι απαντήσεις που θα δώσουν ίσως εκπλήξουν την ομάδα πρόσληψης, μπορούν, ωστόσο, να της παρέχουν μια μεγαλύτερη κατανόηση του γιατί επιθυμούν αυτή τη δουλειά.

Ένα πράγμα είναι σίγουρο: ο τέλειος υποψήφιος δεν υπάρχει. Θα ήταν καλό για τους υπεύθυνους προσλήψεων να μην καλλιεργούν την προσδοκία ότι ένας υποψήφιος μπορεί να ικανοποιήσει απολύτως κάθε απαίτηση που υπάρχει στην περιγραφή εργασίας. Μέσω μιας τέτοιας προσέγγισης, οι εταιρείες μπορεί να σπαταλήσουν χρόνο και πόρους, τους οποίους θα μπορούσαν εναλλακτικά να επενδύσουν στην προετοιμασία ενός υποψηφίου που είναι μεν κάπως αντισυμβατικός, αλλά μπορεί να αποδώσει.

      2. Δεν γίνονται επενδύσεις σε άπειρο δυναμικό

Οι εταιρείες συχνά επιλέγουν να προσλαμβάνουν κόσμο από τα φοιτητικά έδρανα, όταν διαθέτουν κάποιες χαμηλόβαθμες θέσεις εργασίας. Παρολαυτά, περιμένουν τους σπουδαστές να τελειώσουν τις σπουδές τους, για να ξεκινήσουν μετά την επίσημη διαδικασία επιλογής τους. Αν και οι περισσότερες εξ αυτών δεν το κάνουν, οι εταιρείες θα είχαν πάρα πολλά να κερδίσουν, αν οι υπεύθυνοι προσλήψεων έδιναν μεγαλύτερη προσοχή σε αυτούς τους πιθανούς νεοσύλλεκτους από τις πρώτες κιόλας ημέρες των σπουδών τους. Οι εταιρείες που προσφέρουν προϋπηρεσία ή ευκαιρίες πρακτικής άσκησης μπορούν να δουν την αποδοτικότητα της επένδυσής τους να αυξάνεται, όταν ο αντίστοιχος φοιτητής θα έρθει να τους υποβάλει αίτηση για μια θέση εργασίας μετά τις σπουδές του.

⇒ Λύσεις:

Κατά τη διάρκεια της πρακτικής άσκησης, ο φοιτητής - δυνητικός εργαζόμενος, μπορεί να αντλήσει πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με το εργασιακό περιβάλλον σε αυτή την εταιρεία και για τις λεπτομέρειες της δουλειάς στο σύνολό της. Και όταν αργότερα σαν υποψήφιος υποβάλλει αίτηση για μια θέση στην ίδια εταιρεία, οι υπεύθυνοι θα έχουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για να πάρουν μια υπεύθυνη απόφαση για την περίπτωσή του. Με αυτόν τον τρόπο γίνεται εξοικονόμηση χρόνου και πόρων κατά τη διαδικασία πρόσληψης.

Εάν το διάστημα προϋπηρεσίας ή η πρακτική άσκηση δεν φαίνονται κατάλληλες επιλογές, οι εταιρείες μπορούν να συνεργαστούν με τοπικές σχολές και να προσφέρουν ένα ειδικό μάθημα που θα αναφέρεται στους καλύτερους τρόπους για να φτιάξει κάποιος ένα επιτυχημένο βιογραφικό σημείωμα ή στο τι ζητάει μια εταιρεία από τους μελλοντικούς υπαλλήλους της.

      3. Ανεπαρκής επικοινωνία μεταξύ των υπευθύνων προσλήψεων και των διευθυντών

Αν και ορισμένες εταιρείες έχουν ανοικτή επικοινωνία μεταξύ όλων των τμημάτων τους, σφάλματα στην επικοινωνία αναπόφευκτα θα εμφανιστούν. Η πρόσληψη ενός νέου ατόμου ή η παραίτηση από μια θέση ενδέχεται να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις ή διαφωνίες μεταξύ των υπεύθυνων προσλήψεων και των διευθυντών, καθώς και σε αρκετά σφάλματα στην επικοινωνία.

⇒ Λύσεις:

Όταν προκύπτουν ασυνέπειες μεταξύ του τι θέλει ο διευθυντής και τι οι υποψήφιοι που φέρνει ο υπεύθυνος προσλήψεων, τότε θα πρέπει να επέμβει η εταιρεία και να μεσολαβήσει μεταξύ των δύο πλευρών, προκειμένου να ξαναχτίσει τη σχέση τους. Μια κατάλληλη λύση θα ήταν ο υπεύθυνος για τις προσλήψεις να συζητήσει με το διευθυντή και να του θέσει ερωτήσεις ή να του ζητήσει μια σαφή λίστα κριτηρίων πάνω σε αυτό που θέλει συγκεκριμένα από έναν υποψήφιο.

      4. Η διαδικασία πρόσληψης δεν εξατομικεύεται

Στον σημερινό ψηφιακό κόσμο υπάρχουν πολλοί καινοτόμοι τρόποι για τους υπεύθυνους προσλήψεων να βρουν πιθανούς υποψηφίους για τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας. Εάν μια μέθοδος πρόσληψης δυναμικού αποδίδει σταθερά κάθε χρόνο, τότε είναι πολύ πιθανό οι υπεύθυνοι να  μην την αλλάξουν. Ωστόσο, αυτή η πρακτική μπορεί να οδηγήσει στην απώλεια πραγματικών ευκαιριών για να προσληφθούν πραγματικά ταλαντούχοι άνθρωποι.

⇒ Λύσεις:

Ένας ασφαλής τρόπος για να δοκιμάσετε μια νέα μέθοδο πρόσληψης είναι να επιχειρήσετε κάτι καινοτόμο και παράλληλα να το συνδυάσετε με τις ήδη καθιερωμένες πρακτικές. Αυτό θα μπορούσε να είναι ενδεικτικά μια ανακοίνωση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή μια ψηφιακή διαφήμιση σε ιστότοπους ειδικά αφιερωμένους στην εύρεση νέων θέσεων εργασίας, όπως το Poudouleveis.gr. Μια άλλη λύση είναι να προσληφθεί ένας εξωτερικός σύμβουλος. Οι εταιρείες μπορούν να δουν αυτή τη λύση ως μια ευκαιρία να μάθουν καινούργια πράγματα. Ο ερχομός ενός σύμβουλου μπορεί να ενθαρρύνει την εταιρεία να εξετάσει τις πρακτικές των προσλήψεών της με μια πιο κριτική ματιά και να παρέχει πληροφορίες με στόχο τη βελτίωση των καθιερωμένων μεθόδων της.

      5. Οι υποψήφιοι δεν αξιολογούνται όπως πρέπει

Η ξαφνική αποχώρηση ενός στελέχους από την εταιρεία ή μια απόλυση μπορεί να επηρεάσει πάρα πολύ το πνεύμα μιας ολόκληρης εταιρείας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι επιφορτισμένες με τις προσλήψεις ομάδες μπορεί να καταλήξουν σε βιαστικές αποφάσεις σχετικά με κάποιους υποψηφίους, προκειμένου να καλυφθεί το υπάρχον κενό. Ωστόσο, μακροπρόθεσμα, η επιλογή αυτή δεν ωφελεί κανέναν.

Τέτοιες βιαστικές αποφάσεις ή η πρόσληψη ατόμων ακατάλληλων για μια θέση φανερώνουν ότι μια εταιρεία πρέπει να επανεξετάσει ή και να αλλάξει τις διαδικασίες αξιολόγησης και πρόσληψης. Είναι μια ευκαιρία να αναθεωρηθεί ο τρόπος που λαμβάνεται η τελική απόφαση για μια πρόσληψη και που οι υπεύθυνοι συλλέγουν τις πληροφορίες του σε όλη τη διάρκεια της διαδικασίας.

⇒ Λύσεις:

Ίσως η πρώτη κατάλληλη ενέργεια για την επαναξιολόγηση της διαδικασίας πρόσληψης είναι να κάνουμε ένα βήμα πίσω. Οι εταιρείες θα πρέπει να επανεξετάσουν τα προβλήματα που αντιμετώπισαν τελευταία στον τομέα των προσλήψεων και να θέσουν στον εαυτό τους ορισμένα δύσκολα, αλλά απαραίτητα ερωτήματα: Ήταν η θέση τόσο σημαντική που έπρεπε να καλυφθεί αμέσως; Ή ήταν μήπως μια δουλειά που θα μπορούσε να είχε καλυφθεί από κάποιον εντός της εταιρείας ή να είχε επιμεριστεί στα υπόλοιπα της ομάδας; Ποιες ήταν οι επιλογές που οδήγησαν στην πρόσληψη αυτού του υποψηφίου; Η ομάδα ανθρώπινου δυναμικού και ο υπεύθυνος προσλήψεων καθόρισαν με ακρίβεια τις απαιτήσεις της δουλειάς; Τι είπε ο λάθος υποψήφιος, όταν έφυγε; Έκανε κάποια σχόλια; Όλες αυτές οι πληροφορίες θα βοηθήσουν την εταιρεία να καθορίσει πού συνέβη το λάθος στη διαδικασία πρόσληψης.

      6. Δεν δοκιμάζεται ένα σύστημα συστάσεων

Ο εντοπισμός κατάλληλων νέων ταλέντων θεωρείται μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις στον τομέα των προσλήψεων. Παρόλο που οι συστάσεις των εργαζομένων είναι ευπρόσδεκτες σε οποιαδήποτε εταιρεία, δεν χρησιμοποιούνται ως βασική πηγή για την εξεύρεση νέων υποψηφίων.

Οι εταιρίες χρησιμοποιούν συστάσεις, όταν θέλουν να ζητήσουν από τους υπάρχοντες υπαλλήλους τους να προτείνουν υποψηφίους για ανοικτές θέσεις μέσα από τον κύκλο των γνωριμιών τους. Το 48% των εταιρειών αναφέρουν ότι οι καλύτεροι υποψήφιοί τους προέρχονται μέσα από ένα τέτοιο σύστημα.

⇒ Λύσεις:

Ένα σύστημα συστάσεων μπορεί να θεωρηθεί ως εναλλακτική μορφή απασχόλησης. Η προσέλκυση των κατάλληλων ανθρώπων είναι απαραίτητη, ειδικά όταν πρόκειται για την οικοδόμηση ενός ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος στην αγορά εργασίας.

Για τη δημιουργία ενός τέτοιου συστήματος, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη μερικά στοιχεία:

   1. Προσφορά κάποιων έξτρα ανταμοιβών (οικονομικών ή μη). Αυτό θα μπορούσε να είναι κάποιες παραπάνω μέρες άδεια ή μια απλή απόδοση ευχαριστιών στον εργαζόμενο που πήρε μέρος.

   2. Ευληπτότητα. Ένα εύκολα διαχειρίσιμο πρόγραμμα συστάσεων θα δώσει μεγαλύτερο κίνητρο στους υπαλλήλους να συμμετάσχουν.

   3. Ανατροφοδότηση. Είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να ενημερώνονται για τα αποτελέσματα των συστάσεών τους.

   4. Αναγνώριση. Βοηθά πολύ το ηθικό των εργαζομένων, όταν αυτοί λαμβάνουν τα εύσημα που τους αξίζουν.

Συμπέρασμα:

Η θέσπιση μιας οργανωμένης στρατηγικής προσλήψεων δεν συμβαίνει συνήθως εν μία νυκτί. Απαιτεί έναν καλά οργανωμένο, μακροπρόθεσμο σχεδιασμό. Ορισμένες εταιρείες διεκπεραιώνουν τη διαδικασία πρόσληψης πολύ γρήγορα, ενώ άλλες καθυστερούν υπερβολικά, οδηγούμενες με αυτόν τον τρόπο στην απώλεια ταλαντούχων υποψηφίων.

Οι εταιρείες θα πρέπει να αξιολογούν τις ισχύουσες διαδικασίες, έτσι ώστε να μπορούν να διαπιστώνουν τα σημεία όπου υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης. Μόλις εντοπιστούν τα σφάλματα που γίνονται στη διαδικασία πρόσληψης, τότε μπορεί να επανεξεταστεί μια επικαιροποίηση των στρατηγικών που απαιτούνται για τη βελτίωσή της.