Η διαδικασία πρόσληψης είναι δύσκολη και επίπονη, ειδικά όταν θέλεις να προσλάβεις εξειδικευμένο προσωπικό. Μια κανονική διαδικασία πρόσληψης εκτιμάται ότι διαρκεί 27 ημέρες, οι περισσότεροι οργανισμοί όμως δεν μπορούν να αφιερώσουν τόσο πολύ χρόνο σε κάθε νέο εργαζόμενο. Μια αποτελεσματική διαδικασία πρόσληψης είναι ένα μοντέλο πρόσληψης βασισμένο πάνω στα χαρακτηριστικά του εκάστοτε οργανισμού που επιδιώκει να βρίσκει τους σωστούς ανθρώπους για τη σωστή δουλειά την κατάλληλη στιγμή. Είναι στην πραγματικότητα μια διαδικασία που προχωράει βήμα-βήμα και στοχεύει να προσελκύσει ταλαντούχους ανθρώπους, οι οποίοι μπορούν να βοηθήσουν την εταιρεία να αναπτυχθεί.

Όταν μιλάμε για προσλήψεις, όλοι γνωρίζουμε πόσος κόπος καταβάλλεται για την οργάνωση μιας σχετικής συνέντευξης. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων πρέπει να αναζητήσουν και να αποκτήσουν τα σχετικά βιογραφικά σημειώματα, να μιλήσουν με τους υποψηφίους και να μάθουν αν ενδιαφέρονται για τη θέση. Και αυτό είναι μόνο η αρχή.

Όταν πρόκειται, βέβαια, για θέματα όπως η ταξινόμηση, ο προγραμματισμός και η αποτελεσματική κατάρτιση υποψηφίων σε μια συνέντευξη, είναι φυσικό αυτοί να αισθάνονται ταυτόχρονα ανήσυχοι και ενθουσιασμένοι. Ωστόσο, όταν έρχεται η κρίσιμη στιγμή της επιλογής του υποψηφίου που θα καταλάβει τη θέση, όλοι οι υπόλοιποι πρόκειται να λάβουν αρνητικές απαντήσεις. Αν και κανείς δεν θέλει να είναι αγγελιοφόρος κακών μαντάτων,  η παροχή ανατροφοδότησης μετά τη συνέντευξη είναι για τους υποψηφίους το ίδιο σημαντική με μία θετική ανατροφοδότηση.

Γιατί είναι σημαντικό να δίνεις ανατροφοδότηση μετά τη συνέντευξη:

Η ανατροφοδότηση μετά από μια συνέντευξη προσφέρει καθοδήγηση και υποστήριξη στον υποψήφιο καθ' όλη τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης. Η έλλειψη αυτής της ανατροφοδότησης μπορεί να κάνει τους περισσότερους υποψηφίους να αισθανθούν χαμένοι, μπερδεμένοι ή εντελώς αναστατωμένοι. Η ανατροφοδότηση προς τους απορριφθέντες υποψηφίους μετά τη συνέντευξη μπορεί να αποτελεί από μόνη της μια πρόκληση, η συμμετοχή, ωστόσο, του υποψηφίου στοιχειοθετεί ένα σημαντικό κομμάτι της επικοινωνίας μεταξύ της εταιρείας  και των υποψηφίων. Όταν αυτή η επικοινωνία δεν υπάρχει, δεν θα υπάρχει αντίστοιχα και η θέληση του ενλόγω υποψηφίου να υποβάλει αίτηση για άλλες θέσεις εργασίας μέσα στην ίδια εταιρεία. Εναλλακτικά μπορεί να επιλέξει να κάνει αρνητικά σχόλια για την εταιρεία.

Η παροχή ανατροφοδότησης δεν είναι μόνο μια καλή στρατηγική για τις δημόσιες σχέσεις και τη δημόσια εικόνα της εταιρείας σας. Βοηθά επίσης τον υποψήφιο να κατανοήσει καλύτερα τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του και να προσδιορίσει το τι πρέπει να βελτιώσει, μέχρι να δώσει την επόμενή του συνέντευξη. Ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζονται οι υποψήφιοι γίνεται ολοένα και πιο σημαντικός και, παρόλο που δεν αποτελεί απαραίτητα κάτι το καινούργιο στον κόσμο των προσλήψεων, έχει εξελιχθεί σε ένα καυτό θέμα για τους ειδικούς του ανθρώπινου δυναμικού που θέλουν η εμπειρία των υποψηφίων να είναι όσο το δυνατόν πιο θετική. Μέρος της σωστής μεταχείρισης των υποψηφίων και της βελτίωσης της εμπειρίας τους είναι και η παροχή ανατροφοδότησης μετά τη συνέντευξη.

Ορίστε πέντε λόγοι για τους οποίους θα πρέπει να παρέχεις ανατροφοδότηση μετά από κάθε συνέντευξη

1. Ευκαιρία για δημόσιες σχέσεις

Οι προσωπικές συστάσεις αποτελούν μερικά από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία μάρκετινγκ σε ό,τι αφορά τη φήμη μιας επιχείρησης ως εργοδότη. Από τη στιγμή που οι αμερόληπτοι υποψήφιοι φτάνουν στο σημείο να σχολιάζουν ευνοϊκά και να μοιράζονται θετικές εμπειρίες στη διαδικασία πρόσληψης, ανεξάρτητα από το αν έχουν επιτύχει ή όχι την εξασφάλιση της εκάστοτε θέσης, η εργοδότρια εταιρεία θα είναι σε θέση να προσελκύει ακόμη περισσότερους υποψηφίους για μελλοντικές θέσεις.

Από την άλλη, εάν ένας υποψήφιος απορριφθεί και δε λάβει καμιά απάντηση, η εταιρεία κινδυνεύει να δεχτεί αρνητικές κριτικές και σχόλια στα μέσα κοινωνικής δικτύωση ή σε πλατφόρμες όπως το Poudouleveis.gr γεγονός που μπορεί να αποβεί εξαιρετικά επιβλαβές για το εμπορικό της σήμα και τις δημόσιες σχέσεις της.

2. Σεβασμός προς τον υποψήφιο

Όλοι γνωρίζουμε πόσο χρόνο τρώει η προετοιμασία μιας συνέντευξης, για να μην αναφερθούμε και σε όλα τα άλλα καθήκοντα, όπως για παράδειγμα τα τεστ και οι μελέτες  που η εργοδότρια εταιρεία συμπεριλαμβάνει σε μια διαδικασία αξιολόγησης υποψηφίων. Είναι σημαντικό να δίνονται ευχαριστίες και αναγνώριση στον υποψήφιο για το χρόνο που δαπάνησε σε όλη αυτή τη διαδικασία. Αυτό θα συμβάλει επίσης στην αύξηση της φήμης και της θετικής εικόνας του εμπορικού σήματος της εταιρείας. Επίσης, οι υποψήφιοι θα αναγνωρίσουν τις ευκαιρίες που τους δίνονται για να βελτιωθούν, ενώ θα διαπιστώσουν ακόμα ότι οι κόποι που έκαναν για να διεκδικήσουν αυτή τη δουλειά δεν ήταν μάταιοι και δεν πέρασαν απαρατήρητοι.

3. Επανεμφάνιση υποψηφίων

Ακόμη και αν κάποιος χάσει μια θέση, επειδή δεν διαθέτει ορισμένες δεξιότητες ή ένα συγκεκριμένο επίπεδο εμπειρίας, θα μπορούσε σε βάθος κάποιου χρόνου να εξελιχθεί στον τέλειο υποψήφιο για τη δουλειά. Εφόσον η διαδικασία πρόσληψης είναι καλά δομημένη και παρέχει εποικοδομητική ανατροφοδότηση, είναι πιθανό ένας υποψήφιος να επιστρέψει για μια νέα ευκαιρία στην ίδια εταιρεία, αφού έχει αποκτήσει τις απαραίτητες δεξιότητες.

4. Προετοιμασία υποψηφίων

Πέραν του γεγονότος ότι έχει θετικό αντίκτυπο στην εκάστοτε εταιρεία, η ανατροφοδότηση οδηγεί προοδευτικά σε ένα καλύτερα προετοιμασμένο δυναμικό που βολιδοσκοπεί μελλοντικές θέσεις εργασίας. Σε γενικές γραμμές, οι εταιρείες θα προσεγγίσουν ευκολότερα τους κατάλληλους υποψηφίους για κάποια θέση, εάν οι υποψήφιοι, με τη σειρά τους, γνωρίζουν ποια είναι τα δυνατά τους σημεία και ποιοι είναι οι τομείς τους οποίους πρέπει να δουλέψουν για να βελτιωθούν. Ως αποτέλεσμα, η διαδικασία πρόσληψης μπορεί να γίνει σημαντικά αποδοτικότερη για τους εργοδότες.

5. Δεν καταναλώνει πολύ χρόνο

Πολλές εταιρείες λένε ότι δεν έχουν χρόνο για να παρέχουν λεπτομερή ανατροφοδότηση μετά από μια συνέντευξη. Κάτι τέτοιο, ωστόσο, δεν είναι τόσο δύσκολο, όσο ίσως να αναμένεται. Κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων οι υπεύθυνοι μπορούν ανά τακτά διαστήματα να κρατούν σημειώσεις, τις οποίες θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν αργότερα, στη διαδικασία ανατροφοδότησης, εξασφαλίζοντας έτσι το ότι θα παρέχουν εποικοδομητικά σχόλια.

Πώς δίνεις ανατροφοδότηση στους υποψηφίους;

Συνήθως συνιστούμε η ανατροφοδότηση να παρέχεται στον υποψήφιο εντός μίας ημέρας μετά από τη συνέντευξη. Το ιδανικό θα ήταν λίγες ώρες μετά την ολοκλήρωσή της. Αυτό που έχει σημασία είναι να υπάρχει αρκετός χρόνος για τους υποψήφιους να προβληματιστούν, έχοντας την εμπειρία της συνέντευξης ακόμα φρέσκια στο μυαλό τους. Επίσης, η παροχή ανατροφοδότησης σε σύντομο χρόνο θα είναι επωφελής τόσο για την ομάδα προσλήψεων όσο και για τους υποψήφιους που αναμένουν την τελική απόφαση.

Παρακάτω ακολουθούν ορισμένα βήματα που μπορείς να κάνεις κατά τη δόμηση των ανατροφοδοτήσεων σου:

1. Ευχαρίστησε τον υποψήφιο για το ενδιαφέρον του για την εταιρεία και για την ευκαιρία εργασίας. Πες του ότι εκτιμάς το γεγονός ότι αφιέρωσε χρόνο για να υποβάλει αίτηση και να συμμετάσχει στη συνέντευξη.

2. Ενημέρωσε τον υποψήφιο, αν έχει πολύ καλές δεξιότητες, εργασιακή εμπειρία ή άλλα θετικά προσόντα και εξήγησέ του τους λόγους για τους οποίους μπορεί να είναι κατάλληλος για ένα ρόλο στην εταιρεία σου κάποια στιγμή στο μέλλον.

3. Στη συνέχεια φτάνεις στο σημείο που πρέπει να του εξηγήσεις γιατί δεν μπορείς να του προσφέρεις εργασία αυτή τη στιγμή. Χρησιμοποίησε φράσεις του τύπου: "ψάχνουμε για έναν υποψήφιο που να έχει περισσότερη εμπειρία στον τάδε τομέα". Προσπάθησε να μην είσαι πολύ αρνητικός. Τα πράγματα είναι ήδη αρκετά δύσκολα για τον υποψήφιο που δέχεται την αρνητική απόφαση. Και μην ξεχνάς το πιο σημαντικό από όλα: προσπάθησε να δομήσεις το μήνυμά σου με τέτοιο τρόπο, ώστε αυτό να μην κάνει διακρίσεις, ειδικά όταν πρόκειται για συνεντεύξεις ή πρόσληψη υποψηφίων.

4. Εάν ο υποψήφιος έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις, σιγουρέψου ότι του τις απαντάς επαγγελματικά και άμεσα. Είναι πολύ πιθανόν οι υποψήφιοι κάνουν εκ νέου αίτηση για μια άλλη θέση στην εταιρεία σου, αν λάβουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Συνιστάται μάλιστα να διατηρείς όλες τις αιτήσεις των υποψηφίων στο αρχείο σου για τουλάχιστον έξι μήνες.

5. Μπορείς να ενημερώσεις τον υποψήφιο για άλλες τρέχουσες ή μελλοντικές ευκαιρίες εργασίας, επιτρέποντάς του να γνωρίζει ότι μπορεί να υποβάλει και πάλι αίτηση.

6. Στο τέλος του μηνύματος σου εύχεσαι στον υποψήφιο καλή τύχη και καλή πρόοδο στην επαγγελματική του σταδιοδρομία. Με αυτόν τον τρόπο δείχνεις ότι τον σέβεσαι.

Συμπέρασμα

Δεν είναι εύκολο να είσαι αυτός που πρέπει να ανακοινώσει τα δυσάρεστα νέα. Το καλό όνομα, ωστόσο, που σχετίζεται άμεσα με την υπευθυνότητα και την ειλικρίνεια που παρουσιάζεις απέναντι στους υποψήφιους θα παίξει μακροπρόθεσμα πολύ σημαντικό ρόλο στο χτίσιμο της φήμης της εταιρείας σου ως εργοδότη. Οι υποψήφιοι θα χαρούν που σεβάστηκες το χρόνο τους και που τους βοήθησες να εντοπίσουν τα σημεία που πρέπει να βελτιώσουν. Η παροχή ανατροφοδότησης μετά τη συνέντευξη θα πρέπει να αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της διαδικασίας πρόσληψης σε κάθε εταιρεία. Εσύ έχεις ήδη εφαρμόσει κάτι τέτοιο;