Η σωστή διαχείριση του χρόνου αποτελεί μια πολύ συχνή ανάγκη και απαίτηση για μεγάλη μερίδα ανθρώπων. Η έλλειψη ελεύθερου χρόνου σε συνδυασμό με τον φόρτο εργασίας και τις υπόλοιπες καθημερινές ανάγκες οδηγεί στην απαίτηση καλύτερης αξιοποίησης του χρόνου. Ειδικά στο εργασιακό πλαίσιο η ανάγκη αυτή είναι ακόμη πιο σημαντική. Η εργασία αποτελεί πολύ σημαντικό και μεγάλο κομμάτι της ημέρας. Ιδίως, μάλιστα, σε μια εποχή όπου πολλές εταιρείες είναι υποστελεχωμένες οι υπάλληλοι επωμίζονται μεγαλύτερο βάρος από αυτό που τους αναλογούσε παλαιότερα.

Από την άλλη, πάντοτε υπάρχουν και οι πιο φιλόδοξοι υπάλληλοι για τους οποίους η μεγιστοποίηση της απόδοσης αποτελεί βασικό μέλημα με στόχο την επαγγελματική τους ανέλιξη.

Παρακάτω, θα δούμε μερικές συμβουλές σχετικά με την αξιοποίηση του χρόνου που μπορεί τελικά να συμβάλλουν σε σημαντική αύξηση της επαγγελματικής αποδοτικότητας.
 

Συμβουλές για εξοικονόμηση και αξιοποίηση του χρόνου

1. «Πού χάνω τον χρόνο μου;»

Αρκεί να αναλογιστεί κανείς το πρόγραμμά του για να καταλάβει ότι σε γενικές γραμμές χρόνος υπάρχει, αλλά χάνεται λόγω κακής διαχείρισής του. Αναλογιστείτε ποιες υποχρεώσεις ή καθήκοντα σας παίρνουν περισσότερο χρόνο από όσο θα χρειαζόταν για να δείτε πού πρέπει να εστιάσετε. Σε γενικές γραμμές χρόνος χάνεται λόγω της κακής οργάνωσης των υποχρεώσεων και αρμοδιοτήτων, καθώς και του χώρου.

2. Καταγραφή και ιεράρχηση υποχρεώσεων

Η καταγραφή των υποχρεώσεων σε γραπτό κείμενο, είτε σε ένα τετράδιο είτε στον υπολογιστή, βοηθά τον νου με πολλούς τρόπους. Αφενός γιατί πλέον οι αρμοδιότητες μπορούν να ταξινομηθούν και να επιλυθούν ευκολότερα και αφετέρου διότι το άτομο μπορεί να ανατρέξει στις σημειώσεις του ανά πάσα στιγμή και δεν ξεχνά τι έχει να κάνει.

Αναφορικά με την ιεράρχηση των υποχρεώσεων, αυτή αποτελεί πολύ σημαντική τακτική για να αποσαφηνισθεί σε τι ακριβώς πρέπει να δοθεί προτεραιότητα στην παρούσα φάση, αλλά και τι μπορεί να περιμένει ή να προχωρά σταδιακά. Μετά την ιεράρχηση, δεν θα καταναλώνεται χρόνος λόγω αμφιβολίας για το πού πρέπει να δοθεί έμφαση.

Extra tip: Το Eisenhower Matrix είναι ένα αρκετά απλό και εύχρηστο εργαλείο που πιθανότατα θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε τις εργασιακές και μη υποχρεώσεις σας, κάνοντας καλύτερη διαχείριση της καθημερινότητάς σας. Μπορείτε να μάθετε περισσότερες λεπτομέρειες για αυτό με μια αναζήτηση στο Google.

3. Οργάνωση χώρου

Η οργάνωση χώρου δεν είναι αναγκαία μόνο για λόγους υγιεινής και αισθητικής. Ένα καλά τακτοποιημένο γραφείο και ένας αρχειοθετημένος από άποψη περιεχομένου υπολογιστής διευκολύνει πολύ την εργασία και βοηθά στην εξοικονόμηση χρόνου που θα καταναλωνόταν στην εύρεση των απαραίτητων φακέλων, κλασέρ, excels, κειμένων και λοιπής «χαρτούρας». Επίσης, οδηγεί στην εξοικονόμηση δυνάμεων που θα καταναλωνόντουσαν για την εύρεση όλων αυτών των αναγκαίων όταν το απαιτούσε η στιγμή. Τέλος, ένα τακτοποιημένο και καθαρό γραφείο δημιουργεί περισσότερη διάθεση για εργασία, ενισχύοντας έτσι έμμεσα την προσήλωση και την παραγωγικότητα. Η οργάνωση του χώρου εργασίας, επομένως, απαιτεί μεν κάποιον κόπο στην αρχή, αλλά είναι σαφές ότι «ξεπληρώνει» άμεσα και με το παραπάνω.

4. Βάλτε χρονικά όρια στον εαυτό σας

Ένας τρόπος για κινητοποίηση και μείωση σπατάλης χρόνου είναι ο εργαζόμενος/-η να θέσει χρονικά όρια στον εαυτό του. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχει στον νου να μην «ξεφύγει» από τα χρονικά πλαίσια που έχει ορίσει και είναι πιθανότερο να ολοκληρώσει τα tasks εντός χρόνου.

Φυσικά, αυτή η συμβουλή δεν κάνει για όλους. Υπάρχουν αρκετοί οι οποίοι δεν θα ήταν σε θέση να τηρήσουν τα όρια που έχουν θέσει οι ίδιοι στον εαυτό τους, ενώ άλλοι απλώς θα αποκτούσαν περισσότερο στρες για να επιτύχουν τον στόχο τους.

5. Μείωση διάσπασης προσοχής

Το κινητό τηλέφωνο, η ψιλή κουβεντούλα με έναν συνάδελφο και άλλα μικρά πράγματα μπορεί να βοηθήσουν τον εργαζόμενο/-η να χαλαρώσει για λίγα δευτερόλεπτα και τελικώς να γίνει πιο αποδοτικός/-η. Ωστόσο, εύκολα μπορεί το πράγμα να ξεφύγει και τελικώς η δουλειά και η εστίαση να μείνει πίσω. Επομένως, καλό το Instagram, αλλά με μέτρο στη δουλειά (και γενικά)!

6. Οι δύσκολες υποχρεώσεις την κατάλληλη στιγμή

Όλοι μας έχουμε κάποιες ώρες που αποδίδουμε καλύτερα. Κάποιοι προτιμούν την έναρξη της βάρδιας για να βγάλουν τα δύσκολα, άλλοι τη μέση κοκ. Εκείνες οι ώρες μπορούν να αξιοποιηθούν για να «βγουν» τα δυσκολότερα tasks της ημέρας, εξοικονομώντας χρόνο. Αντίθετα, τις ώρες που υπολειτουργείτε μπορείτε να κάνετε τις πιο διεκπεραιωτικές ή μηχανικές δουλειές που δεν απαιτούν ιδιαίτερη προσπάθεια. Ενέργεια ή σκέψη.

Εάν δεν γνωρίζετε ποιες ώρες είναι οι πιο παραγωγικές σας, παρατηρήστε τον εαυτό σας σε βάθος μιας εβδομάδος και καταγράψτε την απόδοσή σας. Στο τέλος της εβδομάδας, θα είστε σε θέση να έχετε εικόνα του πότε αποδίδετε περισσότερο και πότε λιγότερο.

7. Βγάλτε υποχρεώσεις προκαταβολικά

Εάν έχετε κάποιον χρόνο, μπορείτε να τον αξιοποιήσετε για να βγάλετε φόρτο εργασίας που έπεται. Υποχρεώσεις, λόγου χάρη, που δεν χρήζουν άμεσης διεκπεραίωσης σήμερα, θα χρήζουν αύριο/σε μια εβδομάδα/ κοκ. Ολοκληρώνοντας νωρίς αυτές τις υποχρεώσεις, εξοικονομείτε χρόνο για το άμεσο μέλλον και δημιουργείτε ευνοϊκότερες συνθήκες εργασίας για εσάς.

Συμπέρασμα

Η σωστή διαχείριση του χρόνου σε όλα τα επίπεδα αποτελεί πολύ σημαντική ικανότητα για ένα άτομο. Ειδικά όσον αφορά το εργασιακό πλαίσιο, η δεξιότητα αυτή οδηγεί σε αποδοτικότερη εργασία σε λιγότερο χρόνο, με αποτέλεσμα την αύξηση της παραγωγικότητας, τη μείωση ανάγκης για εργασία εκτός ωραρίου και συνολικά την καλύτερη ποιότητα εργασίας και ζωής!