Το κίνητρο που διαθέτουν οι εργαζόμενοι είναι ένα κρίσιμο ζήτημα στο χώρο εργασίας, καθώς αυτό είναι δυνατόν να επηρεάσει το επίπεδο παραγωγικότητας ενός τμήματος ή ακόμη και μιας ολόκληρης της εταιρείας. Η κινητοποίηση των εργαζομένων πρέπει να αποτελούν μέρος των καθηκόντων των διευθυντών οποιασδήποτε εταιρείας, κυρίως λόγω των ωφελειών που αποφέρει:

- Αυξημένη αφοσίωση

Όταν οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι έχουν κίνητρο να εργαστούν, θα καταβάλουν γενικά μεγαλύτερη προσπάθεια για την ολοκλήρωση των καθηκόντων που τους έχουν ανατεθεί.

- Αυξημένη ικανοποίηση

Το να αισθάνονται οι εργαζόμενοι ικανοποιημένοι  είναι σημαντικό για κάθε εταιρεία, διότι αυτό οδηγεί σε αύξηση τόσο των επιδόσεων στη δουλειά όσο και του κύρους της εταιρείας γενικότερα.

- Συνεχής ανάπτυξη

Όταν ένας εργαζόμενος αισθάνεται ότι βρίσκεται σε εγρήγορση, τότε επιτυγχάνει γρηγορότερα τους στόχους του και εξελίσσεται ταχύτερα ως άτομο. Μόλις αυτός ο εργαζόμενος επιτύχει σε πρώτο στάδιο κάποιους στόχους, θα κάνει αμέσως τη σύνδεση μεταξύ προσπάθειας και αποτελεσμάτων, κι έτσι αυτό θα τον παρακινεί να επιδιώκει συνεχώς υψηλότερους στόχους.

- Βελτιωμένη απόδοση

Το επίπεδο αποτελεσματικότητας ενός εργαζομένου δεν βασίζεται μόνο στις δεξιότητες ή τα προσόντα που διαθέτει. Προκειμένου μια εταιρεία να επιτύχει τα καλύτερα αποτελέσματα, θα πρέπει οι εργαζόμενοί της να έχουν μια υγιή ισορροπία μεταξύ της ικανότητας εκτέλεσης μιας συγκεκριμένης εργασίας και της θέλησης τους να την εκτελέσουν. Αυτή η ισορροπία οδηγεί σε αυξημένη παραγωγικότητα και βελτιωμένη αποδοτικότητα στο χώρο εργασίας.

Αν και η εργασία εξ αποστάσεως έχει πολλά πλεονεκτήματα, η διαχείριση όλου αυτού του εργατικού δυναμικού που εργάζεται από το σπίτι παρουσιάζει αρκετές προκλήσεις. Η δημιουργία ενός βέλτιστου επιπέδου εμπιστοσύνης, η ανοιχτή επικοινωνία και οι απαραίτητοι συνεκτικοί δεσμοί για αποτελεσματική συνεργασία απαιτούν συγκεκριμένες στρατηγικές και εργαλεία. Οι περισσότερες από τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται συνήθως από εταιρείες για να παρακινήσουν τους υπαλλήλους τους μπορούν να εφαρμοστούν και στην εργασία από το σπίτι.

Παρακάτω παραθέτουμε μερικές απλές, αλλά συχνά παραγκωνισμένες, συμβουλές που μπορούν να αξιοποιηθούν ώστε να παρακινήσουν τους υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως:

1. Να επικοινωνείτε συχνά με τους υπαλλήλους σας και να τους δίνετε θετικά σχόλια.

Η συνεργασία είναι μεν ένα κρίσιμο συστατικό μιας επιτυχημένης ομάδας, μπορεί, ωστόσο, και να αποτελέσει μια πρόκληση για τη διατήρηση αποτελεσματικής επικοινωνίας με υπαλλήλους που δεν έχουν κάποια ιδιαίτερη επαφή. Όπως και σε μια υγιή σχέση, έτσι και εδώ η επικοινωνία είναι βασική, καθώς επιτρέπει σε όλους τους υπαλλήλους να έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται για να εκτελούν τα καθήκοντα και τα διάφορα πρότζεκτ της εταιρείας τους. Αυτό θα διευκολύνει τους εργαζομένους να εκτελούν και να οργανώνουν τις εργασίες τους στο σπίτι χωρίς ασαφή στοιχεία ή ελλιπή πληροφόρηση.

Εξίσου σημαντικό είναι οι εργαζόμενοι να λαμβάνουν τον έπαινο και την αναγνώριση που αρμόζει για τις καλές τους επιδόσεις, ειδικά όταν πρόκειται για ομάδες που πρέπει να συντονιστούν εξ αποστάσεως. Είναι σημαντικό οι υπάλληλοι που εργάζονται από απόσταση να νιώθουν ότι αναγνωρίζονται οι προσπάθειές τους.

2. Εφαρμογή ενός συστήματος αναγνώρισης των εργαζομένων

Ένας ευτυχισμένος υπάλληλος είναι πιο πρόθυμος να εμπλακεί θετικά στη δουλειά του. Το να διατηρείτε τους υπαλλήλους που εργάζονται εξ αποστάσεως ευχαριστημένους δεν πρέπει να είναι μια πολύ περίπλοκη διαδικασία. Απλά ρωτήστε τους ποιες ανάγκες έχουν και βεβαιωθείτε ότι αισθάνονται πως τους εκτιμάτε. Όλοι οι υπάλληλοι θέλουν να αναγνωρίζονται για την αξία που προσθέτουν στην ομάδα και την εταιρεία, οπότε ένα σύστημα για την αναγνώριση των προσπαθειών τους θα ήταν ο πλέον ενδεδειγμένος τρόπος για να τους κρατήσει χαρούμενους στην εργασία τους από το σπίτι.

Οι εργαζόμενοι που συνεχίζουν να εργάζονται σκληρά, αλλά δεν αναγνωρίζονται για τις προσπάθειές τους, κινδυνεύουν να αλλοτριωθούν. Ακόμη και πιο μικρές νίκες ή υποστήριξη που μπορεί να δώσει ένας υπάλληλος σε κάποιο άλλο μέλος της ομάδας μπορούν να αναγνωριστούν μέσω της απόδοσης συγχαρητηρίων κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας στο Zoom ή στο Skype.

Μπορείτε να πάρετε μια πρωτοβουλία φιλίας και ενδιαφέροντος όχι μόνο χάριν της απαραίτητης ανατροφοδότησης, αλλά και γιατί θέλετε να προσφέρετε στους υπαλλήλους τη σωστή ενθάρρυνση που χρειάζονται με τη μορφή διαφόρων ανταμοιβών. Αυτές θα μπορούσαν να είναι κάποια δώρα με αφορμή τα γενέθλια ή μια εξαιρετική επίδοση ενός υπαλλήλου που συνέβαλε στην επιτυχία της εταιρείας ή η προσφορά σεμιναρίων που αποσκοπούν στην προσωπική και επαγγελματική ανάπτυξη.

3. Παρέχετε στους υπαλλήλους σας ευκαιρίες ανάπτυξης

Ένας νέος υπάλληλος μπορεί να παρουσιάσει υψηλό κίνητρο τους πρώτους μήνες, αλλά μόλις συνηθίσει στο ρυθμό της εργασίας, μπορεί να αρχίσει να μην αποδίδει πια στο ίδιο υψηλό επίπεδο ή να μπει σε διαδικασία αναζήτησης ευκαιριών ανάπτυξης κάπου αλλού. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να εκτιμήσετε τις ανάγκες των υπαλλήλων σας και να παρέχετε τις απαραίτητες στρατηγικές για να διασφαλίσετε την ανάπτυξή τους εντός της εταιρείας. Μια κατάλληλη λύση θα μπορούσε να είναι η αξιολόγηση και ο προσδιορισμός του επιπέδου των εργαζομένων, έτσι ώστε εσείς να τους βοηθήσετε με τις αντίστοιχες επιλογές κατάρτισης και μαθημάτων. Μπορείτε να ξεκινήσετε ελέγχοντας τη μηνιαία απόδοση των υπαλλήλων, για να μάθετε:

• Τι θα ήθελαν να πετύχουν οι εργαζόμενοί σας κατά τη διάρκεια ενός μήνα εργασίας;
• Τι κατάφεραν να κάνουν καλύτερα τον τρέχοντα μήνα από ό,τι τον προηγούμενο μήνα;
• Ποιες ήταν οι μεγαλύτερες επιτυχίες τους αυτό το μήνα;

Η καλύτερη κατανόηση του τρόπου απόδοσης των υπαλλήλων σας μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα δυνατά τους σημεία, τα οποία στη συνέχεια μπορείτε να αξιοποιήσετε μέσω συγκεκριμένων προγραμμάτων ανάπτυξης.

4. Δώστε μεγαλύτερη έμφαση στα αποτελέσματα παρά στις προθεσμίες

Δεδομένου ότι οι υπάλληλοί σας εργάζονται από το σπίτι, δώστε τους την ευκαιρία να το χρησιμοποιήσουν προς όφελός τους. Με άλλα λόγια, εάν ένας εργαζόμενος παρουσιάζει αυξημένη παραγωγικότητα κατά τη διάρκεια του απογεύματος, δώστε του την ευκαιρία να εργαστεί. Ένας άλλος μπορεί να προτιμά να ξεκινάει την ημέρα του όσο το δυνατόν νωρίτερα και να τερματίζει νωρίς το απόγευμα. Ένας άλλος υπάλληλος τείνει να καθυστερεί περισσότερο, αλλά τελικά να καταφέρνει να ανταποκριθεί στις ευθύνες του. Από τη στιγμή που όλοι εκπληρώνουν τα καθήκοντά τους, αυτό που έχει σημασία είναι να τους αφήνετε να λειτουργούν χωρίς αυστηρούς χρονικούς περιορισμούς.

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι ορισμένοι εργαζόμενοι χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να προσαρμοστούν στο νέο εργασιακό περιβάλλον από ό,τι κάποιοι άλλοι. Δείξτε τους κατανόηση και ευελιξία σε αυτές τις δύσκολες στιγμές. Κάτι τέτοιο μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ ενός αδιάφορου υπαλλήλου και ενός που αποδίδει αντλώντας και ο ίδιος ευχαρίστηση.

5. Οργανώστε καθημερινές συνεδρίες «ελέγχου» (check-in)

Με την εφαρμογή της εξ αποστάσεως εργασίας οι διευθυντές δεν έχουν χάσει πλέον τη ευκαιρία να κάνουν μικρές συνομιλίες με υπαλλήλους, προκειμένου να «αισθάνονται τον παλμό» της ομάδας, ενώ οι εργαζόμενοι από την πλευρά τους δεν έχουν πλέον τις καθιερωμένες συζητήσεις για «τσιγάρο» κατά τη διάρκεια των διαλειμμάτων. Η δημιουργία μιας καθημερινής ρουτίνας «check-in» είναι ένας σημαντικός τρόπος για να ορίζετε τις προτεραιότητες του γραφείου για την κάθε ημέρα και να προωθείτε τις σχέσεις μεταξύ των υπαλλήλων από απόσταση. Μια σύντομη πρωινή συνεδρία μέσω Zoom ή Skype μπορεί να δημιουργήσει μια αίσθηση κανονικότητας και ότι όλοι ανήκουν στην ίδια ομάδα.

Εάν στην προηγούμενη κατάσταση οι ομάδες πραγματοποιούσαν καθημερινές συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε εφαρμογή τηλεδιάσκεψης,  έτσι ώστε να να οργανώσετε αυτές τις συναντήσεις στην εικονική τους, βέβαια, εκδοχή. Έτσι, οι εργαζόμενοι θα συνεχίσουν να αισθάνονται κινητοποιημένοι σε επίπεδο παρόμοιο με αυτό που είχαν πριν ξεκινήσει η εργασία εξ αποστάσεως.

6. Να είστε πιο κοντά στους υπαλλήλους σας

Παρόλο που μπορεί να μην θέλετε να φαίνεστε επεμβατικοί ή να ξεπεράσετε ορισμένα προσωπικά όρια, θα χρειαστεί λίγη περισσότερη προσπάθεια για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους που εργάζονται από το σπίτι να αισθανθούν ότι είναι υπαρκτά πρόσωπα. Ειδικά τώρα που δεν έχουν την ευκαιρία να συναντήσουν τυχαία τους συναδέλφους τους στο δρόμο προς την κουζίνα ή στο κυλικείο και να συζητήσουν το τελευταίο επεισόδιο του Westworld. Ως εργοδότης θα πρέπει και εσείς να βοηθήσετε τον εαυτό σας να στο να δημιουργεί αυτές τις εικονικές ευκαιρίες αλληλεπίδρασης. Ακόμα και τα περιστασιακά GIF ή emoji στην εσωτερική συνομιλία της εταιρείας μπορεί να φανούν χρήσιμα.

7. Εμπιστευτείτε την ομάδα σας

Τέλος, πρέπει να αναφερθεί ότι για να διατηρήσετε υψηλό το κίνητρο   των εργαζόμενων, όσο αυτοί εργάζονται από το σπίτι, θα πρέπει να τους δείξετε ότι τους εμπιστεύεστε. Κάποια στιγμή, αφού γίνει η ανάθεση των ευθυνών και των καθηκόντων, θα πρέπει να έχετε εμπιστοσύνη στο γεγονός ότι η ομάδα σας μπορεί να φέρει εις πέρας τα πάντα. Η εμπιστοσύνη είναι πολύτιμη και πραγματικά απαραίτητη, ειδικά σε ένα εικονικό περιβάλλον εργασίας.

Όλος ο κόσμος έχει πληγεί αυτή τη στιγμή από μια πανδημία χωρίς συγκεκριμένη θεραπεία και ο μόνος βιώσιμος τρόπος για να την αποτρέψουμε είναι η κοινωνική αποστασιοποίηση. Η εργασία από το σπίτι είναι επί του παρόντος ο καλύτερος τρόπος για να υποστηρίξετε την εταιρεία σας σε μια παγκόσμια κρίση τέτοιου μεγέθους. Με τη βοήθεια της τεχνολογίας, η εργασία εξ αποστάσεως μπορεί να γίνει παραγωγική, ενώ η εύρεση κινήτρων για το εργαζόμενο από το σπίτι προσωπικό απαιτεί την ίδια βασική προσέγγιση όπως ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου.