Πολλές φορές σκεφτόμαστε ότι οι 24 ώρες που έχουμε στην ημέρα δεν μας φτάνουν να ολοκληρώσουμε όλες τις εργασίες που έχουμε. Πιο συγκεκριμένα, πολλοί είναι εκείνοι που ξεκίνησαν την μέρα τους έχοντας στο μυαλό τους να ολοκληρώσουν όλα τα tasks που τους είχαν ανατεθεί, αλλά πάντα κάτι τους τυχαίνει και τελικά χάνουν το focus τους με αποτέλεσμα να μην είναι αποδοτικοί.

Το συγκεκριμένο θέμα που θα θίξουμε με το παρόν άρθρο είναι η αποδοτικότητα και πως μπορούμε να την αυξήσουμε κατά τη διάρκεια της εργασίας μας. 

Όπως είναι φυσικό η αποδοτικότητα παίζει σημαντικό ρόλο στην καριέρα μας. Τα αυξημένα αποτελέσματα της αποδοτικότητας οδηγούν σε υψηλά επίπεδα παραγωγικότητας, καλύτερη διάθεση και πολλές φορές σε προαγωγές. 

Παρακάτω είναι μερικές συμβουλές οι οποίες θα βοηθήσουν να αυξήσετε την αποδοτικότητά σας σε ελάχιστο διάστημα!
 

1. Ιεράρχηση των ενεργειών μας

Είναι πολύ σημαντικό να ξεκινάει η μέρα μας με μία λίστα από εργασίες οι οποίες πρέπει να είναι ιεραρχημένες από την πιο εύκολη στην πιο δύσκολη ή από την πιο σημαντική μέχρι την πιο ασήμαντη. Αυτό μας βοηθάει να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι στους στόχους μας και παράλληλα να εξελισσόμαστε πάνω στο αντικείμενο της εργασίας μας.

Είναι πολύ σημαντικό να προγραμματίζουμε και να διαθέτουμε χρόνο για κάθε task έτσι ώστε να φέρνουμε αποτελέσματα και να τηρούμε τις προθεσμίες μας. Σύμφωνα επίσης και με τον καθηγητή νεύρο-επιστήμης Earl K Mille, το να κάνουμε πολλές δουλειές ταυτόχρονα δεν είναι ανθρωπίνως δυνατό. 

Επομένως το λεγόμενο ως multitasking πολλές φορές δεν αποδίδει σωστά όταν προσπαθούμε να τα συνδυάσουμε όλα μαζί (τηλεφωνήματα, παρουσιάσεις κ.ο.κ.)

 
2. Θέτουμε σαφείς στόχους

Ο κάθε άνθρωπος για να παραμείνει συγκεντρωμένος στην εργασία του πρέπει να έχει συγκεκριμένους, σαφείς και μετρήσιμους στόχους. Μόνο έτσι θα μπορέσουμε να παραμείνουμε στον σωστό δρόμο αλλά και να αξιοποιήσουμε πλήρως το χρόνο μας.

Ταυτόχρονα  ο καθορισμός των στόχων μας βοηθάει και εμάς να βλέπουμε την πρόοδο μας, δηλαδή το που ήμασταν και το που είμαστε τώρα, καθώς επίσης μας μαθαίνει να προσαρμοζόμαστε και στις αλλαγές που γίνονται ανάλογα με τις ανάγκες.

3. Βάλτε τέλος στους περισπασμούς

Ένα ακόμη αρνητικό είναι οι περισπασμοί. Οι περισπασμοί είναι σημαντικό εμπόδιο για την παραγωγικότητά μας. Για να ελαχιστοποιηθούν, χρειαζόμαστε ένα ήσυχο μέρος. Εάν δουλεύουμε σε περιβάλλον ανοικτού γραφείου, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ακουστικά ή να μεταβούμε σε μία ήσυχη αίθουσα συσκέψεων. Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε τακτικά διαλείμματα για να επαναφορτίζουμε τις μπαταρίες μας. 

Πολλοί θεωρούμε ότι όταν εργαζόμαστε πολλές ώρες αυτόματα θεωρείται ότι κάνουμε και περισσότερα πράγματα. Αυτό στην πράξη ουσιαστικά δεν ισχύει, διότι ποτέ δεν δουλεύουμε τόσο αποτελεσματικά όταν είμαστε εξουθενωμένοι. Μέσα από μελέτες παρατηρείται ότι τα τακτά μικρά διαλείμματα μας βοηθάνε στην συγκέντρωση αλλά ταυτόχρονα και στη βελτίωση της διάθεσης. 

Επομένως προτείνεται μία μικρή βόλτα στο γραφείο ή ένα διάλειμμα 10 λεπτών προκειμένου να πιείς τον απογευματινό σου καφέ.  

4. Ο κανόνας των 2 λεπτών

Θα πρέπει να μάθουμε να εφαρμόζουμε τον κανόνα των 2 λεπτών. Πιο αναλυτικά ο συγκεκριμένος κανόνας μας δείχνει τι μπορεί να ολοκληρωθεί μέσα σε 2 ή λιγότερο λεπτά. Για παράδειγμα το να απαντήσουμε γρήγορα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το να γράψουμε τους στόχους μας για τις επόμενες μέρες είναι κάτι που μπορεί να πραγματοποιηθεί σε ελάχιστο χρόνο.

Επιπλέον οι μικρές αυτές ενέργειες αποτελούν σημαντικό μέρος της συνολικής παραγωγικότητας στην εργασία. Από την άλλη πτυχή του κανόνα των 2 λεπτών, είναι οτιδήποτε μπορεί να ξεκινήσει σε λιγότερο από δύο λεπτά. 

Αυτό δεν σημαίνει ότι είμαστε σε θέση να ολοκληρώσουμε οποιαδήποτε εργασία μέσα σε 120 δευτερόλεπτα, αλλά μπορούμε να θέτουμε κάποιους νέους στόχους και να κάνουμε σιγά-σιγά το πρώτο βήμα για την επίτευξή τους.

5. Teamwork is the most critical piece of advice

Τελευταία και πιο σημαντική συμβουλή είναι η συνεργασία και η επικοινωνία που επιτυγχάνεται με την ομάδα. Πρέπει να μάθουμε να αντιδράμε όλοι σαν ένα «σώμα». Βάζουμε στην άκρη το εγώ μας και τους ανταγωνισμούς και προσπαθούμε να βοηθάμε αλλά και να καλύπτουμε ο ένας τον άλλον όταν χρειάζεται. 

Με την ανταλλαγή ιδεών και τον καταμερισμό των καθηκόντων μπορούμε να είμαστε περισσότερο αποδοτικοί και έτσι έχει σαν αποτέλεσμα να επιτυγχάνονται καλύτερα αποτελέσματα. Το κλειδί για να έχουμε καλή επικοινωνία είναι όλοι να βρισκόμαστε στην ίδια σελίδα και να έχουμε κοινό στόχο. Οι ομαδικές συναντήσεις μπορεί να διασφαλίσουν ότι όλοι κινούμαστε προς την ίδια κατεύθυνση.

Εν κατακλείδι, το να είμαστε αποδοτικοί στην εργασία αποτελεί έναν συνδυασμό αποτελεσματικής διαχείρισης τόσο του χρόνου, όσο και του καθορισμού των στόχων της σωστής ιεράρχησης των δραστηριοτήτων μας και της σωστής ομαδικής συνεργασίας. 

Ακολουθώντας τις παραπάνω συμβουλές οδηγούμαστε στην βελτίωση της αποδοτικότητας της εργασίας μας, η οποία είναι βασικός παράγοντας για να έχουμε επιτυχία και πρόοδο στην επαγγελματική μας καριέρα.  

Αυτό που πρέπει να έχουμε στο πίσω μέρος του μυαλού μας είναι ότι δεν γίνεται η κάθε μέρα μας να είναι απόλυτα παραγωγική, επομένως δεν θα πρέπει να κατηγορούμε τον εαυτό μας συνεχώς.

Αντί για αυτό θα πρέπει να εστιάζουμε την ενέργειά μας και να εφαρμόζουμε τις παραπάνω συμβουλές. 

Μόλις βρεθεί η χρυσή τομή θα εκπλαγείτε με το πόσο περισσότερα μπορείτε να κάνετε σε πολύ λιγότερο χρόνο τόσο στο γραφείο όσο και στην προσωπική σας ζωή. 

Τώρα με συγχωρείται, πάω να κάνω το 10λεπτο διάλειμά μου. Πρέπει να κάνετε και εσείς ένα άμεσα!

Μην ξεχάσετε να μας κάνετε follow στα Social Media για να μαθαίνετε περισσότερα για εμάς!