Όταν ετοιμάζεσαι να υποβάλεις αίτηση για μια διαθέσιμη θέση σε μια εταιρεία, τις περισσότερες φορές ο εργοδότης ζητά το βιογραφικό σου σημείωμα ή κάποιον σύνδεσμο για το ηλεκτρονικό βιογραφικό σου σημείωμα, προκειμένου να αξιολογήσει την επαγγελματική σου σταδιοδρομία. Είτε στέλνεις ένα βιογραφικό ως ηλεκτρονικό μήνυμα, είτε ένα βιογραφικό σε μορφή PDF, θα πρέπει να το προωθήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Για να βεβαιωθείς ότι συντάσσεις σωστά το μήνυμα που αφορά την πρόσληψή σου, σε προσκαλούμε να διαβάσεις αυτόν τον οδηγό, στον οποίο έχουμε συμπεριλάβει ορισμένα παραδείγματα που μπορείς να χρησιμοποιήσεις ως έμπνευση.

Ηλεκτρονικό βιογραφικό σημείωμα: συμβουλές και προτάσεις

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η πρώτη αλληλεπίδραση μεταξύ υποψηφίων και εργοδοτών, οπότε, πρέπει να είσαι απολύτως σίγουρος ότι το ηλεκτρονικό σου μήνυμα  θα διαβαστεί από το σωστό άτομο. Δεν αφορά μόνο το ποιος πραγματικά είσαι και τι θέλεις, αλλά αποτελεί και ένα εργαλείο μάρκετινγκ που αναδεικνύει τα προσόντα σου. Όταν κάνεις αίτηση για μια δουλειά μέσω e-mail, είναι σημαντικό να δίνεις προσοχή σε όλες τις οδηγίες που παρέχει η εκάστοτε ανακοίνωση. Ακολουθούν κάποια ερωτήματα τα οποία πρέπει να έχεις υπόψη:

- Πρέπει να στείλεις το βιογραφικό σου σε μια συγκεκριμένη μορφή; 

- Μπορείς να στείλεις ένα  βιογραφικό σε μορφή video; 

- Πρέπει να επισυνάψεις και μια συνοδευτική επιστολή ή το μήνυμα σου μπορεί να θεωρηθεί ήδη ως μια μορφή συνοδευτικής επιστολής; 

- Πρέπει να χρησιμοποιήσεις ένα συγκεκριμένο τίτλο για το θέμα του e-mail; 

Αν δεν υπάρχουν συγκεκριμένες οδηγίες σχετικά με τον τρόπο αποστολής του βιογραφικού σου σημειώματος μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ανακοίνωση εργασίας, μπορείς να λάβεις υπόψη τις ακόλουθες συμβουλές:

●  Κράτα το e-mail σου όσο πιο συνοπτικό γίνεται - Συστήσου, εξήγησε γιατί γράφεις το e-mail και ανάφερε τα έγγραφα που έχεις επισυνάψει. Μπορείς να συμπεριλάβεις και έναν θερμό, αλλά αυστηρά επαγγελματικό, χαιρετισμό.

● Έλεγξε τουλάχιστον δυο φορές το μήνυμα και τα έγγραφά σου – Δοκίμασε να περάσεις το μήνυμα, το βιογραφικό, τη συνοδευτική επιστολή και τα όποια άλλα έγγραφα από κάποιο πρόγραμμα ορθογραφικού και γραμματικού ελέγχου, έτσι ώστε να βεβαιωθείς ότι δεν σου έχουν ξεφύγει τίποτα λάθη. Οι εργοδότες περιμένουν από σένα το ίδιο επίπεδο επαγγελματισμού, είτε μιλάμε για ηλεκτρονική είτε για έγγραφη αλληλογραφία. Βεβαιώσου πως έχεις διορθώσει το θέμα, το κείμενο του μηνύματός σου και τα όποια επισυναπτόμενα αρχεία.

●  Χρησιμοποίησε μια επαγγελματική ηλεκτρονική διεύθυνση – Μπορεί οι φίλοι σου να μην έχουν πρόβλημα με τα e-mail που τους στέλνεις από την προσωπική σου διεύθυνση, όταν όμως κάνεις αίτηση για μια δουλειά, θα πρέπει να χρησιμοποιείς μια επαγγελματικού τύπου ηλεκτρονική διεύθυνση, η  οποία θα περιέχει το όνομα σου ολόκληρο ή σε σύντομη μορφή.

●  Στείλε ένα δοκιμαστικό μήνυμα στον εαυτό σου  - Προτού στείλεις το μήνυμά σου στον εργοδότη, στείλε δοκιμαστικά ένα μήνυμα στον εαυτό σου, συμπεριλαμβανομένων των επισυναπτόμενων αρχείων, προκειμένου να σιγουρευτείς ότι η μορφοποίηση είναι σωστή και ότι όλα τα επισυναπτόμενα έγγραφα ανοίγουν όπως πρέπει.

Είναι σημαντικό να μην περιπλέξεις τη μορφή του βιογραφικού σημειώματος. Είτε εντάσσεις το βιογραφικό ως κείμενο στο κυρίως σώμα του μηνύματός σου είτε το επισυνάπτεις ως ξεχωριστό έγγραφο, είναι σημαντικό να διατηρείς τη γραμματοσειρά και τη μορφή του κειμένου όσο το δυνατόν πιο απλές. Χρησιμοποίησε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά και απόφευγε τις πολλές μορφοποιήσεις. Μην χρησιμοποιείς HTML, emoticon, έγχρωμες γραμματοσειρές ή εικόνες, εκτός και εάν πιστεύεις ότι αυτό ανταποκρίνεται  στο στυλ της εταιρείας.

Τι να συμπεριλάβεις στο e-mail όπου επισυνάπτεις το βιογραφικό σου

1. Ξεκάθαρο και συνοπτικά γραμμένο μήνυμα. 

Ο μέσος χρόνος που επενδύει ένας εργοδότης στο να ρίξει μια ματιά σε ένα βιογραφικό είναι περίπου έξι δευτερόλεπτα. Γι’ αυτό το περιεχόμενο του μηνύματός σου πρέπει να δηλώνει ακριβώς ποιος είσαι και τι επιδιώκεις, χωρίς να είναι υποχρεωμένος ο εργοδότης να προχωρήσει σε όλο το υπόλοιπο κείμενο. 

Στο θέμα πρέπει να αναφέρεις, για παράδειγμα, το όνομα του πόστου και το ονοματεπώνυμό σου. Π.χ:

- CV Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού -  [ονοματεπώνυμο]

- Αίτηση για Βοηθός Διοίκησης- [ονοματεπώνυμο]

- Θέση Διευθυντή Επικοινωνίας - [ονοματεπώνυμο]

2. Κατάλληλος χαιρετισμός

Μπορείς να απευθύνεις, στο βαθμό του δυνατού, το κείμενο του e-mail σου προς ένα συγκεκριμένο πρόσωπο. Κάποιες φορές μπορείς να μάθεις σε ποιο πρόσωπο στέλνεις το μήνυμα, εξετάζοντας είτε την ιστοσελίδα της εταιρείας, είτε τη σχετική ανακοίνωση για τη θέση. 

3. Τι να συμπεριλάβεις στην πρώτη παράγραφο 

Στην πρώτη παράγραφο του ηλεκτρονικού σου μηνύματος, είναι σημαντικό να εξηγήσεις βάσει ποιας πρόθεσης γράφεις στον εργοδότη. Ανάφερε πού είδες την ανακοίνωση εργασίας, την ημερομηνία που δημοσιεύτηκε και πώς την ανακάλυψες (π.χ. σε πλατφόρμες αναζήτησης εργασίας τύπου Poudouleveis.gr, στην ιστοσελίδα της εταιρείας, στο LinkedIn κ.λπ.)

4. Τι να προσθέσεις στο κυρίως  μέρος

Αυτή η ενότητα του ηλεκτρονικού μηνύματος όπου επισυνάπτεις το βιογραφικό σου, είναι το ιδανικό σημείο για να υποστηρίξεις σύντομα την υποψηφιότητά σου. Γιατί θεωρείς τον εαυτό σου κατάλληλο γι' αυτή τη δουλειά; Τι μπορείς να προσφέρεις στην εταιρεία; Επισήμανε τα πιο σχετικά πόστα και καθήκοντα που είχες στο παρελθόν, καθώς και μερικά από τα επιτεύγματά σου. Σιγουρέψου, ωστόσο, ότι δεν θα καταλήξεις να αντιγράφεις απευθείας από το βιογραφικό σου σημείωμα.

5. Πώς να κλείσεις την τελευταία παράγραφο

Χρησιμοποίησε αυτήν την ενότητα για να ευχαριστήσεις τον παραλήπτη που διάβασε το e-mail σου και ανάφερε ότι έχεις επισυνάψει και το βιογραφικό σου. Καλό θα ήταν, επίσης, να ευχαριστήσεις σε αυτό το σημείο τους παραλήπτες που εξέτασαν το αίτημά σου.

6. Πρόσθεσε και μια υπογραφή

Στο κάτω μέρος του μηνύματος είναι καλό να συμπεριλάβεις μια υπογραφή που να περιέχει τα στοιχεία επικοινωνίας σου, έτσι ώστε να είναι εύκολο για τον υπεύθυνο προσλήψεων να επικοινωνήσει μαζί σου. Η υπογραφή σου θα πρέπει να περιλαμβάνει το ονοματεπώνυμό σου, την ηλεκτρονική σου διεύθυνση, τον τηλεφωνικό σου αριθμού και, αν υπάρχει, το URL από το προφίλ σου στο LinkedIn.

Παρακάτω ακολουθούν μερικά παραδείγματα από e-mail που μπορεί να σου χρησιμέψουν κατά την αναζήτηση εργασίας:

Παραδείγματα ηλεκτρονικής αίτησης εργασίας

Παράδειγμα #1

Θέμα: Βοηθός διευθυντή επικοινωνίας – Πάνος Παρκαρίδης

Αγαπητέ κύριε Διευθυντά,

Η αναρτηθείσα την 1^η Σεπτεμβρίου αγγελία σας στο LinkedIn, βάσει της οποίας προκηρύσσετε μια θέση βοηθού διευθυντή επικοινωνίας, μου κίνησε το ενδιαφέρον. Η περιγραφή των αρμοδιοτήτων που προβλέπει η θέση του επόμενου βοηθού διευθυντή σχετίζεται στενά με τη δική μου εμπειρία και, ως εκ τούτου, είμαι στην ευχάριστη θέση να σας στείλω το βιογραφικό μου σημείωμα, προκειμένου να εξετάσετε την αίτησή μου.

Ως βοηθός διευθυντή επικοινωνιών για την εταιρεία ABC, συνέτασσα άρθρα για την ιστοσελίδα της επιχείρησης, ήμουν υπεύθυνος για την επιμέλεια και την ανάρτησή τους, διαχειριζόμουν την παρουσία τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ενώ παράλληλα έγραφα και έστελνα στους συνδρομητές μας ένα εβδομαδιαίο ενημερωτικό δελτίο. Επίσης εφάρμοσα  μια αυτοματοποιημένη υπηρεσία μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αύξησε τη βάση συνδρομητών της εταιρείας κατά 40% σε διάστημα έξι μηνών.

Το βιογραφικό μου βρίσκεται συνημμένο. Αν μπορώ να σας δώσω περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την εμπειρία και τα προσόντα μου, σας παρακαλώ να με ενημερώσετε.

Ανυπομονώ να επικοινωνήσουμε. Σας ευχαριστώ που λάβατε υπόψη το αίτημά μου.

Με τιμή,

Πάνος Παρκαρίδης

[email protected]

555-555-5555

Παράδειγμα #2

Θέμα: Θέση αναπληρωτή καθηγητή – Καλλιόπη Γεωργίου

Αξιότιμε κύριε Ιωάννου,

Εξεπλάγην ευχάριστα όταν διάβασα την ανακοίνωσή σας σχετικά με τη θέση του Καθηγητή Ανατομίας και Φυσιολογίας στο Πανεπιστήμιο Αθηνών. Θεωρώ ότι η εμπειρία μου συμβαδίζει πολύ στενά με τις ευθύνες που απαιτούνται για τη συγκεκριμένη θέση και είμαι στην ευχάριστη θέση να σας στείλω την αίτησή μου για την πλήρωσή της.

Η πιο πρόσφατη διδακτική μου θέση ήταν στο Πανεπιστήμιο Φυσικής Αγωγής και Αθλητισμού, όπου δίδαξα ανατομία και φυσιολογία ως αναπληρώτρια καθηγήτρια. Ταυτόχρονα, εργάστηκα σε δύο επιτροπές της σχολής και συμμετείχα σε ένα ερευνητικό πρόγραμμα.

Στο παρόν μήνυμα έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου. Ελπίζω πως μέσα από αυτό θα μάθετε περισσότερα για την εμπειρία και την εκπαίδευσή μου, καθώς και για τα επιτεύγματα και τις διακρίσεις που έχω λάβει τα προηγούμενα χρόνια.

Αν μπορώ να σας δώσω περισσότερες πληροφορίες, παρακαλώ να μη διστάσετε να μου γράψετε. Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας σχετικά με αυτή την ευκαιρία.

Σας ευχαριστώ που λάβατε υπόψη το αίτημά μου.

Καλλιόπη Γεωργίου

[email protected]

555-555-5555